Det er ønskelig at urnen blir satt ned i graven så snart som mulig, og den skal gravsettes senest 6 måneder etter dødsfallet. På grunn av tele i jorda kan det bli nødvendig med en slik utsettelse i vinterhalvåret. 

Det er de pårørende selv som bør ta kontakt med kirkevergen angående nedsettelse av urnen. Vi sender melding til pårørende før nedsetting, hvis de ikke selv har tatt kontakt. Hvis man har valgt å ikke være til stede, får man beskjed når nedsettelsen er foretatt.

Det er nærmeste pårørende, oftest den som har underskrevet papirene ved kremasjonsbestillingen, som har disposisjonsretten over urnen. Dersom urnen gravsettes utenfor Vegårshei kommune, er det kirkevergen som fyller ut søknadsskjema og kontakter kirkegårdmyndighetene i den aktuelle kommunen hvor urnen skal settes ned.

Det er krematoriebestyreren som tar ansvar for å sende urner.